10 Tips Berkirim Email

1. Jangan Mengirimkan Spam

Apapun alasannnya, mengirimkan spam akan menganggu orang lain. Spam yang cenderung berisi iklan bisa dianalogikan apabila anda sedang makan malam dengan kekasih anda tiba-tiba datang pengamen yang bersuara fales. Untuk itu, apabila memang harus mengirimkan e-mail yang berisi promosi barang atau usaha anda, pastikan anda mengirim ke orang-orang yang memang benar-benar membutuhkan.

2. Jangan Mengirim Hinaan

Ketika anda menulis untuk bisnis, jangan menghina. Apabila anda menulis untuk menghina, jangan menulis. Artinya, apapun alasannya, jangan pernah mengirimkan e-mail hanya untuk menghina seseorang. Lebih baik anda bertemu langsung apabila ingin memaki seseorang, selain lebih hemat bandwidth, pulsa telepon anda dapat terkontrol, anda pun bisa melanjutkannya dengan baku hantam kalau memang diperlukan.

3. Jangan Menyiakan Bandwidth

Hemat pangkal kaya. Coba anda perhatikan signature di setiap e-mail yang anda terima. Kalau sudah lebih dari 3 baris, maka itu sudah termasuk yang rajin menghabiskan bandwidth. Apalagi kalau ada signature yang berupa gambar ASCII. Lebih baik dia membikin ISP sendiri. Atau apabila ternyata anda sendiri yang memakai signature berlebihan, maka lebih baik anda segera menyadari bahwa dunia (internet) bukan milik anda seorang.

4. Jangan Terlalu Panjang

Jangan berpanjang-panjang kata apabila menulis pesan. Selain untuk keperluan lomba membuat cerpen, lebih baik anda menulis seperlunya saja.

Pesan-pesan yang terlalu panjang dan bertele-tele malah akan membiaskan arti yang sebenarnya diharapkan dimengerti oleh si penerima. Alih-alih penerima mengerti, yang ada juga e-mail anda masuk ke trash.

5. Jangan Teriak Di E-Mail

Kalau anda menulis e-mail sambil berteriak-teriak sendiri, itu tidak masalah. Toh paling yang terganggu adalah tetangga anda. tetapi teriak yang dimaksud di sini adalah menggunakan huruf besar yang melebihi keperluan.

Orang akan menjadi cepat letih membaca tulisan yang huruf besarnya sangat dominan.

6. Jangan Mengosongkan "Subject"

"Apalah arti sebuah nama", menurut Shakespeare. Ya mungkin waktu itu jumlah orang hanya sedikit sehingga cukup dipanggil dengan "eh", "oii", atau dengan tepukan tangan. Saat ini e-mail memerlukan subject yang jelas,

sebagai nama dari e-mail itu sendiri. Banyak sekali orang baru mau membaca sebuah e-mail apabila subjectnya menarik. Jangan sekali-kali mengosongkan subject, karena kebanyakan orang apabila mencari arsip e-mailnya, dia melakukan sortir berdasarkan subject. Anda mengirim e-mail tanpa subject yang jelas, sama saja anda mengendarai mobil tanpa SIM. Apabila tanpa subject sama sekali, berarti anda mengendarai mobil tanpa mobil.

7. Jangan Menunjukkan Perselisihan Pribadi

Yang harus diperhatikan, e-mail bukanlah sasana tinju. Jangan menunjukkan perselisihan anda atau rasa tidak anda terhadap sesuatu atau seseorang di e-mail. Bisa jadi e-mail anda akan dicopy, lalu di posting di milis atau di newsgroup. Lalu e-mail anda malah bisa jadi bumerang disuatu saat nanti apabila dimanfaatkan secara salah oleh pihak lain. Jauhkan rahasia anda dari e-mail.

8. Jangan Sembarang Menggunakan Bahasa

Perhatikan kepada siapa e-mail anda hendak ditujukan. Penggunaan tata bahasa, idiom-idiom, humor dan lain-lain belum tentu cocok antara satu individu dengan individu yang lain, antara satu budaya dengan budaya yang lain. gunakan bahasa standard seperti bahasa Indonesia atau bahasa Inggris

9. Jangan Berpikiran Pendek

Bacalah benar-benar e-mail yang anda terima. Setiap e-mail mungkin mempunyai arti yang berbeda apabila anda baca benar-benar. Jangan cepat menyimpulkan isi sebuah e-mail hanya dari subject atau dari hanya membaca satu kali. Dan juga sangat dilarang menyimpulkan isi e-mail ketika e-mail itu sendiri belum sampai ke anda.

10. Hormatilah Kerahasiaan

Berapa kekasih anda? Berapa hutang anda? Itu merupakan salah satu contoh kerahasiaan yang harus dipegang teguh. Jangan pernah memberitahukan isi e-mail rekan anda ke orang lain, apabila tidak seizin dan sepengetahuan rekan anda tersebut. Alamat e-mail orang lain bisa jadi telah menjadi salah satu rahasia atau privasi milik orang tersebut.