Membuat Email Broadcaster Sendiri Menggunakan Ms. Word

Tidak perlu beli apalagi melakukan pembajakan software untuk mengirimkan email secara serentak atau yang dikenal dengan e-mail broadcaster atau bulk mail sender atau juga dikenal didunia bawah tanah dengan istilah mail bomber. Anda cukup menggunakan Microsoft Word untuk mengirimkan email secara broadcast.

Kita bisa menggunakan fitur send email menggunakan menu Mail Merge sejak dari Microsoft Word 2003 dengan mudah. Dalam contoh kali ini, kita menggunakan Microsoft Word 2007, yang saat ini masih banyak digunakan oleh banyak kalangan. Bagaimana caranya?

Seperti umumnya Mail Merge, kita akan mengambil data dari beberapa format data yang akan dijadikan database seperti Microsoft Excel, Microsoft Access, ODBC, DBF, teks file (TXT) atau database lainnya. Microsoft Word 2007 mendukung type database diantaranya sebagai berikut:

1. Office Database Connection (*.odc)
2. Access Database (*.mdb)
3. ODBC File (*.dsn)
4. Excel Files (*.xls atau *.xlsx)
5. dBase Files (*.dbf)
6. Word Documents (*.doc atau *.docx atau *.rtf)
7. Web Pages (*.htm atau *.html atau *.asp atau *.mht)
8. Text Files (*.txt)
9. Outlook Contacts (harus ada contact list yang sudah disimpan di lokal komputer yang digunakan untuk mengirim mail merge)
10. Atau membuat database baru dari menu Mail Merge

Dalam bahasan kali ini, saya akan mengambil contoh source dengan menggunakan Excel Files atau Microsoft Excel 2007 (*.xlsx).

Langkah - langkahnya sebagai berikut:

Gambar 1

Gambar 2

Gambar 3

Gambar 4

Gambar 5

Gambar 6

Gambar 7

Gambar 8

Gambar 9

Gambar 10

1. Persiapkan database menggunakan Excel (Gambar 1). 
2. Buka Microsoft Word 2007
3. Pilih menu utama Mailings
4. Pilih menu Start Mail Merge
5. Pilih menu Email Messages (Gambar 2).
6. Pilih menu Select Recipients
7. Pilih menu Use Existing List (Gambar 3).
8. Pilih file excel yang menjadi database lalu tekan tombol Open. (Gambar 4).
9. Pilih tabel, jika database ada di sheet 1 pilih sheet 1, centang pilihan First row of data contains column headers, usahakan sheet tersebut mulai di cells A1 dan tanpa judul tabel, agar lebih mudah dalam memilih header, seperti yan terlihat di Gambar 1, jika sudah tekan tombol OK (Gambar 5).
10. Buatlah isi email, untuk memasukkan data yang ada di database pilih menu Insert Merge Field dan pilih field yang akan disisipkan kedalam email. (Gambar 6).
11. Hasilnya seperti yang terlihat di Gambar 7.
12. Untuk melihat hasil mail merge, pilih menu Preview Result (Gambar 8).
13. Untuk mengirimkan email, pastikan dikomputer yang digunakan untuk berkirim email ini sudah ada email yang di setting menggunakan email client seperti Microsoft Outlook atau Outlook Express. Buka  email client sebelum mengirim.
14. Kembali ke Microsoft Word, pilih menu Finish & Merge, pilih Send Email Messages (Gambar 9).
15. Pilih field yang terdapat alamat email dan ketikkan subject-nya. Jika sudah tekan tombol OK.
16. Selesai. Email akan terkirim ke alamat email yang ada di database Excel (Gambar 10).

Selamat mencoba.